Conditions générales relatives à la protection des données
Article 1 – Principes généraux
Article 2 – Champ d’application de la déclaration de confidentialité
Article 3 – Accès public et anonyme
Article 4 – Transfert volontaire d’informations
Article 5 – Utilisation d’informations de contact
Article 6 – Sécurité et confidentialité
Article 7 – Légalité et transparence
Article 10 – Droit d’accès et de correction
Article 11 – Responsabilité de l’utilisateur
Article 12 – Transfert à des tiers
Article 13 – Publicité de l’administration
Article 14 – Adaptations à la déclaration de confidentialité
Article 1 – Principes généraux
La protection de votre vie privée est de la plus haute importance pour Afosoc-Vesofo. La présente déclaration de confidentialité décrit quelles mesures sont prises pour la protection de votre vie privée lors de l’utilisation des services organisés par ou sur ordre de Afosoc-Vesofo, et quels droits vous avez en tant qu’utilisateur de ces services.
Toutes les données à caractère personnel (à savoir: les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) seront traitées avec le soin nécessaire. Cela implique naturellement que tous les traitements de ces données à caractère personnel se feront conformément à la règlementation européenne relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, le GDPR.
Vous êtes invité(e) à parcourir attentivement la présente déclaration de confidentialité et à prendre connaissance de son contenu. Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité afin de rester au courant de ces adaptations. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la déclaration de confidentialité seront toujours conformes à la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.
La présente déclaration de confidentialité générale n’examine pas de manière détaillée la spécificité de catégories particulières de données comme les données judiciaires ou médicales. Nous vous renvoyons à cette fin aux services publics traitant ce type de données. Ces services prévoiront une déclaration complémentaire pour ce type de données.
Dans la présente déclaration, nous partons du principe que les données ne sont pas transférées en dehors de la Belgique. Les services publics qui le font néanmoins dans le cadre de leurs tâches, le mentionneront dans une déclaration complémentaire.
Article 2 – Champ d’application de la déclaration de confidentialité
La déclaration de confidentialité s’applique à tous les services.
Au sens de la présente déclaration de confidentialité, sont considérés comme services:
- les applications offertes aux utilisateurs externes, soit en tant qu’applications autonomes, soit en tant qu’applications basées sur le web qui sont intégrées dans un site web
- les sites web créés et maintenus par Afosoc-Vesofo et qui sont destinés à être utilisés par des citoyens ou des entreprises, à l’exception de sites web internes qui ne sont pas accessibles au grand public
- toute forme de communication électronique qui est utilisée pour l’échange de données entre Afosoc-Vesofo d’une part et les utilisateurs d’autre part.
Notez aussi que les sites web créés et maintenus par Afosoc-Vesofo peuvent comporter des liens vers d’autres sites web d’instances et d’organisations sur lesquels Afosoc-Vesofo n’exerce aucun contrôle technique ou relatif au contenu. Afosoc-Vesofo ne peut dès lors offrir aucune garantie sur la politique en matière de vie privée de ces sites web. Afosoc-Vesofo n’accepte donc aucune responsabilité en cas de dommages directs ou indirects découlant de la consultation ou de l’utilisation de ces sites web externes. Nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique en matière de vie privée de ces sites web.
Article 3 – Accès public et anonyme
Afosoc-Vesofo utilise différents niveaux de sécurisation pour les différents services qu’elle offre. Le niveau le plus faible se compose de services offerts sur base publique et anonyme.
Pour les services offerts sur base publique et anonyme (c’est-à-dire sans procédure d’enregistrement préalable ou sans transfert ultérieur de données), seul un nombre limité de données peuvent être recueillies. Il s’agit de données découlant de l’utilisation de cookies et de la journalisation.
Les cookies sont de petits fichiers d’informations qui sont enregistrés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur quand vous visitez un site, et qui comprennent un numéro d’identification unique. Ces cookies permettent de simplifier l’accès au site ainsi que la navigation, et accroissent la vitesse et l’efficacité d’utilisation de ces derniers. Ils peuvent aussi être utilisés pour individualiser le site selon vos préférences personnelles. Les cookies permettent également d’analyser l’utilisation d’un site pour identifier et supprimer d’éventuels embarras.
La configuration de la plupart des navigateurs vous permet d’accepter ou de refuser des cookies, et de vous signaler à chaque fois quand un cookie est utilisé. Libre à vous de refuser ces cookies, bien que cela puisse nuire à la navigation optimale et à la fonctionnalité des services sur le site. Veuillez consulter la fonction d’aide de votre navigateur pour plus d’informations.
Sauf indication contraire dans la déclaration de confidentialité d’un site spécifique, tous les cookies attribués sont automatiquement effacés à la fin d’une session d’utilisation.
Par ailleurs, toute utilisation que vous faites des services qui sont créés par Afosoc-Vesofo peut être journalisée dans le cadre de leur traitement. Cela signifie que les données suivantes peuvent être collectées:
- l’adresse IP qui vous a été attribuée au moment de la connexion
- les date et heure d’accès au service
- les pages éventuellement consultées pendant un certain temps
- le navigateur éventuellement utilisé
- la plate-forme et/ou le système d’exploitation installé(e) sur votre ordinateur
- le moteur de recherche et les mots-clés utilisés pour trouver le site du service
- les fichiers téléchargés
- le choix de la langue
- le site par lequel vous êtes arrivé
Ces données ne seront traitées que pour connaître le nombre d’utilisateurs des différentes sections des services et pour améliorer le contenu des services.
Elles ne seront jamais utilisées pour établir un profil de l’utilisateur.
Article 4 – Transfert volontaire d’informations
Pour pouvoir utiliser certains services avec un niveau de sécurisation supérieur, vous serez invité à communiquer certaines données à caractère personnel à Afosoc-Vesofo. A cette fin, seules les données nécessaires pour pouvoir fournir un service de haute qualité seront demandées.
A l’égard de ces données, les mesures nécessaires seront prises pour garantir la protection de votre vie privée, comme il sera décrit ci-dessous. Notez que des services spécifiques peuvent remplir ces garanties de manière plus détaillée au moyen d’une déclaration de confidentialité distincte. Il est donc préférable que vous vérifiez si le service dispose d’une déclaration de confidentialité distincte. Le niveau de sécurité utilisé sera également indiqué clairement dans le déclaration de confidentialité ou le règlement à l’usage des utilisateurs de chaque service.
Les services offerts avec un niveau de sécurité supérieur posent une série d’exigences typiques relatives à votre identification et votre authentification.
Selon le niveau de sécurité, on vous demandera de transmettre une série de données en vue de votre enregistrement, identification et authentification.
Outre ces données qui sont nécessaires pour la fourniture des services, vous pourrez aussi être invité(e) à donner un certain feed-back. Bien évidemment, vous restez entièrement libre d’accepter ou de refuser cela. En envoyant ce feed-back, vous nous donnez l’autorisation de traiter les données à caractère personnel envoyées afin d’améliorer l’expérience d’utilisateur ou de permettre de nouveaux services.
Article 5 – Utilisation d’informations de contact
Pour pouvoir utiliser les services, on vous demandera parfois vos informations de contact (comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou le numéro de fax). Ces données ne seront traitées par Afosoc-Vesofo qu’afin d’assurer le bon fonctionnement du service, c’est-à-dire:
- pour vous contacter le cas échéant pour des données supplémentaires nécessaires afin de garantir le fonctionnement correct du service; ou
- pour vous fournir toutes les informations utiles et pertinentes concernant des changements dans la prestation de services qui peuvent influencer de manière non-triviale votre expérience d’utilisateur, comme des messages relatifs à la gestion des utilisateurs ou des interruptions de services; ou
- éventuellement pour signaler des modifications à la déclaration de confidentialité ou aux règlements à l’usage des utilisateurs qui s’appliquent, afin de vous tenir au courant de vos droits et obligations en tant qu’utilisateur; ou
- si vous en donnez explicitement l’autorisation, votre adresse e-mail sera utilisée par les Afosoc-Vesofo pour communiquer de manière électronique avec vous.
Ces informations de contact ne seront en aucun cas utilisées à des fins publicitaires ou transférées à des tiers. Les institutions chargées de remplir un service public ou de défendre une tâche d’intérêt général sur la base d’une mission de l’administration, indépendamment de leur forme juridique, ne sont pas considérées comme des tiers au sens du présent article s’ils sont directement ou indirectement impliqués dans la fourniture des services auxquels s’applique la présente déclaration de confidentialité.
Il va de soi que ces données seront traitées de manière confidentielle, conformément aux dispositions de la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.
Si vous contactez Afosoc-Vesofo par e-mail pour obtenir des renseignements ou demander des publications, l’administration obtient automatiquement certaines données à caractère personnel. Ces données seront utilisées pour répondre à votre message. Elles peuvent aussi être enregistrées dans une base de données d’utilisateurs, à laquelle s’appliquent les dispositions de la Loi relative à la protection de la vie privée. Vous avez le droit de consulter vos données, de les modifier ou de les faire supprimer.
Article 6 – Sécurité et confidentialité
Afosoc-Vesofo entreprend toutes les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées contre notamment l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées, les services utilisent différentes techniques et procédures de sécurisation. Tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel, les mesures nécessaires ont été prises pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.
Ainsi, par exemple, les données à caractère personnel que vous fournissez sont enregistrées sur des serveurs qui ne sont accessibles qu’à du personnel compétent. Ce personnel a été averti de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives internes applicables qui ont été édictées pour la protection de vos données à caractère personnel. Ils sont obligés de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel sensibles qui sont envoyées via Internet seront en outre sécurisées au moyen de codage, par exemple en utilisant le protocole SSL (Secure Socket Layer).
Les informations spécifiques sur les mesures qui ont été prises pour la protection de la sécurité et de la confidentialité dans un service spécifique seront le cas échéant reprises dans la déclaration de confidentialité distincte de ce service.
Vos données à caractère personnel ne seront transférées à des tiers que moyennant votre autorisation ou dans les conditions décrites ci-dessous.
Article 7 – Légalité et transparence
Pour chaque service organisé par Afosoc-Vesofo, les informations suivantes seront clairement reprises dans la déclaration de confidentialité complémentaire de ce service:
- les données à caractère personnel qui seront traitées
- les finalités du traitement
- le responsable du traitement correct
- si les données peuvent être ou non transférées à des tiers, et si oui, à quels tiers
- la source des données à caractère personnel éventuelles qui ne sont pas communiquées par vous-même, mais qui sont extraites de sources authentiques (comme le Registre national)
- les informations de contact pour l’exercice de votre droit d’accès et de correction, comme décrit ci-dessous.
Quand les données à caractère personnel ne sont pas communiquées par vous-même (par exemple parce que Afosoc-Vesofo dispose déjà de ces données), et que Afosoc-Vesofo n’agit qu’en tant qu’organisation intermédiaire, cette communication peut être omise à condition que Afosoc-Vesofo ait reçu par ou en vertu d’une loi la mission formelle de collecter et de coder des données à caractère personnel, et qu’elle soit ainsi soumise à des mesures spécifiques fixées par ou en vertu de la loi protégeant votre vie privée.
La norme juridique éventuelle sur la base de laquelle le traitement des données pour le service est autorisé sera aussi communiquée explicitement dans la déclaration de confidentialité de chaque service spécifique.
Sauf indication explicite contraire dans la déclaration de confidentialité d’un service spécifique, Afosoc-Vesofo est la responsable du traitement. Les informations de contact en cas de questions ou de remarques seront aussi enregistrées.
Article 8 – Finalité
Dans chaque service organisé par Afosoc-Vesofo, la déclaration de confidentialité complémentaire de ce service décrira clairement quel objectif spécifique le traitement de vos données à caractère personnel sert dans le cadre de ce service, pour autant que cela n’ait pas déjà était clairement indiqué dans la présente déclaration de confidentialité. Les données à caractère personnel collectées lors de l’utilisation du service peuvent être traitées pour gérer et fournir le service.
Dans le cadre du support des services organisés par Afosoc-Vesofo, vos données à caractère personnel peuvent être traitées afin d’améliorer votre expérience d’utilisateur et de simplifier l’utilisation des services du fait que vous ne devez plus encoder fréquemment les mêmes données ou que les services peuvent être adaptés à vos préférences ou intérêts.
Dans l’organisation de chaque service, on utilisera à cette fin dans la mesure du possible ce qu’on appelle les « sources authentiques ». Il s’agit de sources de données (bases de données) qui sont tenues à jour par Afosoc-Vesofo et où des données officielles relatives à une personne ou à une entreprise sont collectées. Afosoc-Vesofo s’efforce de ne plus jamais demander ces informations aux utilisateurs après la collecte unique. Si possible, chaque service utilise donc ces sources. L’accès aux données dans les sources authentiques est contrôlé et autorisé par des comités sectoriels (institués au sein de la Commission de la Protection de la Vie Privée ) qui veillent au respect de la législation relative à la protection de la vie privée.
Concrètement, cela signifie que des données des sources authentiques sont utilisées pour identifier des utilisateurs, et qu’après cette identification, l’accès peut être donné à d’autres bases de données. La vie privée des utilisateurs peut ainsi être protégée de manière optimale: comme il n’y a qu’une seule source, la protection des données peut être organisée de manière centrale.
Les informations collectées par l’utilisation d’un service peuvent être combinées aux données à caractère personnel qui sont collectées par l’utilisation d’autres services, afin que votre interaction avec Afosoc-Vesofo soit la plus cohérente possible.
La norme juridique qui sert de base au traitement de données sera aussi communiquée explicitement dans la déclaration de confidentialité de chaque service spécifique.
Article 9 – Proportionnalité
Afosoc-Vesofo veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives, compte tenu de la finalité du traitement telle qu’indiquée dans la déclaration de confidentialité de chaque service spécifique. Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de finalité du traitement, à moins que la conservation des données ne soit imposée par loi, décret ou ordonnance.
Article 10 – Droit d’accès et de correction
Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les corriger en transmettant vos demandes à l’adresse : GDPR@afosoc-vesofo.org.
Pour tout service organisé par Afosoc-Vesofo, une procédure sera reprise dans la déclaration de confidentialité de ce service afin d’exercer ces droits.
Y seront reprises les informations de contact nécessaires qui vous permettront d’obtenir des informations sur:
- les données à caractère personnel elles-mêmes qui sont traitées dans le cadre du service et qui vous concernent
- l’origine de ces données
- les finalités du traitement
- les destinataires auxquels les données à caractère personnel peuvent être fournies
- la logique à la base d’un éventuel traitement automatisé de ces données à caractère personnel si ce traitement a des conséquences juridiques pour vous ou s’il vous affecte autrement de manière significative
- les démarches que vous pouvez entreprendre pour corriger ou compléter des données éventuellement incorrectes ou incomplètes
- la possibilité d’éventuellement s’opposer au traitement, lorsque vous disposez de ce droit. C’est seulement le cas lorsque le traitement n’est pas nécessaire pour respecter une obligation à laquelle le responsable du traitement est soumis par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance, et lorsque vous avez des raisons sérieuses et légitimes de vous opposer en ce qui concerne votre situation particulière.
Article 11 – Responsabilité de l’utilisateur
Bien que Afosoc-Vesofo fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n’est naturellement possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée.
Concernant l’utilisation des services organisés par Afosoc-Vesofo vous êtes tenu de:
- fournir des informations complètes, précises, véridiques et non-mensongères ;
- veiller dûment à la confidentialité d’éventuelles données d’utilisateur (comme un nom d’utilisateur, un mot de passe, un token ou un code PIN), afin que ces données ne restent accessibles qu’à vous. Ces données sont strictement personnelles et non transmissibles;
- choisir un mot de passe sûr
- transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle.
Article 12 – Transfert à des tiers
Vos données à caractère personnel ne seront jamais mises à la disposition de tiers sauf lorsqu’un tel transfert est imposé par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance. Les institutions chargées de fournir un service public ou de remplir une tâche d’intérêt général sur la base d’une mission de l’administration, indépendamment de leur forme juridique, ne sont pas considérées comme des tiers au sens du présent article quand la collaboration avec ces institutions est indispensable pour la mise en œuvre correcte des services à fournir. Cette collaboration avec d’autres branches de l’administration (y compris à d’autres niveaux, comme les communautés, les régions et les communes) sera réglée au moyen d’accords-cadres ou d’accords de protocole.
Si vos données à caractère personnel sont éventuellement transférées à ce type d’institutions, la déclaration de confidentialité du service en question indiquera de quelles données à caractère personnel il s’agit, et à quel traitement elles seront soumises par cette institution.
Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.
Vos données à caractère personnel ne seront jamais traitées par une institution ou une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.
Article 13 – Publicité de l’administration
Par la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration, Afosoc-Vesofo est tenue de donner accès aux documents administratifs dont elles disposent.
Pour les documents administratifs à caractère personnel (à savoir des documents comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d’un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne), ce droit à la publicité ne s’applique cependant que lorsque le demandeur justifie d’un intérêt personnel, légitime, actuel, direct et certain.
Article 14 – Adaptations à la déclaration de confidentialité
Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité pour rester au courant de ces adaptations. Après chaque adaptation, la date à laquelle le présent document aura été mis à jour pour la dernière fois sera aussi modifiée. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la déclaration de confidentialité seront toujours conformes à la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.
Si la déclaration de confidentialité est adaptée de manière non-triviale, vous en serez averti(e) dans la mesure du possible. Pour ce faire, on pourra utiliser notamment une communication sur le site web du service et les informations de contact que vous aurez éventuellement communiquées lors de l’enregistrement pour l’utilisation du service.
Toute utilisation faite des services est soumise aux dispositions de la version de la déclaration de confidentialité qui s’applique à ce moment-là.
Concrètement, cela signifie notamment que :
- les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que dans le but de répondre à la demande d’information que vous avez introduite ;
- les données à caractère personnel ne seront pas communiquées à des tiers ni utilisées à des fins commerciales ;
- vous avez le droit de consulter vos données personnelles et que vous pouvez vérifier leur exactitude et faire corriger les éventuelles erreurs les concernant. A cet effet, vous pouvez prendre contact avec le gestionnaire du site.