GDPR – Afosoc Vesofo

Algemene voorwaarden met betrekking tot de bescherming van de gegevens

Artikel 1 – Algemene beginselen

Artikel 2 – Toepassingsgebied van de privacyverklaring

Artikel 3 – Publieke en anonieme toegang

Artikel 4 – Vrijwillig doorgegeven informatie

Artikel 5 – Gebruik van contactinformatie

Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

Artikel 7 – Legaliteit en transparantie

Artikel 8 – Finaliteit

Artikel 9 – Proportionaliteit

Artikel 10 – Recht op toegang en correctie

Artikel 11 – Verantwoordelijkheid van de gebruiker

Artikel 12 – Doorgifte aan derden

Artikel 13 – Openbaarheid van bestuur

Artikel 14 – Aanpassingen aan de privacyverklaring

Artikel 1 – Algemene beginselen

De bescherming van uw persoonlijke levenssfeer is voor Afosoc-Vesofo van het hoogste belang. Deze privacyverklaring beschrijft welke maatregelen er worden genomen voor de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer bij het gebruik van de diensten die worden georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo, en welke rechten u als gebruiker van deze diensten heeft.

Alle persoonsgegevens (dat wil zeggen: gegevens waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd) die u aan Afosoc-Vesofo toevertrouwt zullen met de nodige zorg worden behandeld. Dit houdt uiteraard in dat alle verwerkingen van deze persoonsgegevens verlopen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen en kennis te nemen van haar inhoud. Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten, zodat we u vragen af en toe de privacyverklaring opnieuw te bekijken om op de hoogte te blijven van deze aanpassingen. Het spreekt voor zich dat alle nieuwe versies van de privacyverklaring steeds zullen blijven overeenstemmen met de hoger vermelde Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Binnen deze algemene privacyverklaring wordt niet in detail ingegaan op de specificiteit van bijzondere categorieën van gegevens zoals gerechtelijke of medische gegevens. We verwijzen hiervoor naar de overheidsdiensten die dergelijke gegevens verwerken. Zij zullen voor deze gegevens een bijkomende verklaring voorzien.

Binnen deze verklaring gaan we ervan uit dat de gegevens niet buiten de EU worden doorgegeven. De overheidsdiensten die dit in het kader van hun taken toch doen, zullen dit aangeven in een bijkomende verklaring.

Artikel 2 – Toepassingsgebied van de privacyverklaring

De privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo.

Als diensten in de zin van deze privacyverklaring worden beschouwd:

de toepassingen die worden aangeboden aan burgers of ondernemingen door of op gezag van Afosoc-Vesofo, hetzij als autonome toepassingen, hetzij als webgebaseerde toepassingen die worden ingebed in een website
de websites die worden opgezet en onderhouden door of op gezag van Afosoc-Vesofo en die bestemd zijn voor gebruik door burgers of ondernemingen, met uitsluiting van interne websites die niet voor het algemene publiek toegankelijk zijn
elke elektronische communicatievorm waarvan gebruik wordt gemaakt voor gegevensuitwisseling tussen enerzijds Afosoc-Vesofo, en anderzijds burgers of ondernemingen.

Merk ook op dat de websites die worden opgezet en onderhouden door of op gezag van Afosoc-Vesofo links kunnen bevatten naar andere websites van overheden, instanties en organisaties waarover Afosoc-Vesofo geen enkele technische of inhoudelijke controle uitoefent. Afosoc-Vesofo kan daarom geen enkele garantie bieden over het privacybeleid van deze websites. Afosoc-Vesofo aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor enige rechtstreekse of onrechtstreekse schade die voortvloeit uit het raadplegen of het gebruik van dergelijke externe websites. U wordt aangeraden kennis te nemen van het privacybeleid van dergelijke sites.

Artikel 3 – Publieke en anonieme toegang

De overheid maakt gebruik van verschillende beveiligingsniveaus bij de verschillende diensten die ze aanbiedt. Het laagste niveau bestaat uit diensten die op publieke en anonieme basis worden aangeboden.

Bij diensten die op publieke en anonieme basis (d.w.z. zonder een voorafgaande registratieprocedure of verdere doorgifte van gegevens) worden aangeboden, kunnen slechts een beperkt aantal gegevens worden ingezameld. Het gaat om gegevens voortvloeiend uit het gebruik van cookies en logging.

Cookies zijn kleine informatiebestanden die automatisch worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer bij het bezoek van een site, en die een uniek identificatienummer bevatten. Met behulp van deze cookies kan de toegang tot de site en de navigatie worden vereenvoudigd, en kan het gebruik ervan sneller en efficiënter verlopen. Ze kunnen eveneens worden gebruikt om de site te individualiseren volgens uw persoonlijke voorkeuren. Cookies laten toe het gebruik van een site te analyseren om eventuele knelpunten te identificeren en te verwijderen.

De configuratie van de meeste browsers laat u toe om cookies te aanvaarden of te verwerpen, en om u te melden telkens er gebruik wordt gemaakt van een cookie. Het staat u vrij deze cookies te verwerpen, hoewel dit de optimale navigatie en de functionaliteit van de diensten op de site in het gedrang kan brengen. Gelieve de helpfunctie van uw browser te raadplegen voor bijkomende informatie.

Tenzij anders aangegeven in de privacyverklaring van een specifieke site, worden alle toegekende cookies automatisch gewist bij het beëindigen van een gebruikssessie. Op de federale portaalsite worden 3 cookies die de taalkeuze(s) bepalen niet automatisch gewist.

Daarnaast kan elk gebruik dat u maakt van de diensten die worden ingericht door of op gezag van Afosoc-Vesofo worden gelogd. Dit houdt in dat de volgende gegevens kunnen worden ingezameld:

het IP-adres dat u op het moment van de verbinding wordt toegekend;
datum en uur van toegang tot de dienst;
de gedurende een bepaalde tijd eventueel geraadpleegde pagina’s;
de eventueel gebruikte browser;
het platform en/of het besturingssysteem dat op uw systeem is geïnstalleerd;
de zoekmotor en de sleutelwoorden die werden gebruikt om de site van de dienst te vinden;
de gedownloade bestanden;
taalkeuze;
via welke site u bent gekomen.

Deze gegevens zullen enkel worden verwerkt om het aantal gebruikers van de verschillende secties van de diensten te kennen en om de inhoud van de diensten te verbeteren.

Ze zullen nooit worden gebruikt om een profiel van de burger op te stellen.

Artikel 4 – Vrijwillig doorgegeven informatie

Om gebruik te kunnen maken van sommige diensten met een hoger beveiligingsniveau zal u worden verzocht bepaalde persoonsgegevens bekend te maken aan Afosoc-Vesofo. Hiervoor zullen enkel de gegevens worden opgevraagd die nodig zijn om een hoogwaardige dienst te kunnen leveren.

Ten aanzien van deze gegevens zullen de nodige maatregelen worden getroffen om de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer te waarborgen, zoals hieronder zal worden beschreven. Merk op dat specifieke diensten deze waarborgen in meer detail kunnen invullen via een aparte privacyverklaring. U kijkt dus best na of de dienst over een aparte privacyverklaring beschikt. Het gebruikte veiligheidsniveau zal eveneens duidelijk worden aangegeven in de privacyverklaring of het gebruikersreglement van elke dienst.

Diensten die worden aangeboden met een hoger veiligheidsniveau stellen een aantal typische vereisten met betrekking tot uw identificatie en authentificering.

Afhangende van het veiligheidsniveau zal u dan gevraagd worden om een aantal gegevens over te maken met het oog op uw registratie, identificatie en authentificering.

Naast deze gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van de diensten kan u ook verzocht worden om bepaalde feedback te geven. Het staat u vanzelfsprekend volledig vrij om hier al dan niet op in te gaan. Door het inzenden van deze feedback verleent u ons de toestemming de ingezonden persoonsgegevens te verwerken met het oogmerk de gebruikerservaring te verbeteren of nieuwe diensten mogelijk te maken.

Artikel 5 – Gebruik van contactinformatie

Om gebruik te kunnen maken van de diensten zal er soms worden gevraagd naar uw contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoon- of faxnummer). Deze gegevens zullen door Afosoc-Vesofo enkel worden verwerkt om de goede werking van de dienst te verzekeren, met name:

om u desgevallend te contacteren voor noodzakelijke bijkomende gegevens zodat de correcte werking van de dienst kan worden gewaarborgd; of
om u alle nuttige en relevante informatie te bezorgen over veranderingen in de dienstverlening die uw gebruikerservaring op een non-triviale manier kunnen beïnvloeden, zoals boodschappen in verband met gebruikersbeheer of dienstonderbrekingen; of
eventueel om veranderingen aan de toepasselijke privacyverklaring of gebruikersreglementen te melden, teneinde u op de hoogte te houden van uw rechten en plichten als gebruiker; of
indien u hiervoor expliciet toestemming geeft , zal , u w e-mailadres door de Federale, regionale en lokale overheid gebruikt worden om op een elektronische manier met u te communiceren.

Deze contactinformatie zal in geen geval worden gebruikt voor publicitaire doeleinden, of worden doorgegeven aan derden. Instellingen die belast zijn met het waarnemen van een openbare dienst of de behartiging van een taak van algemeen belang op basis van een opdracht van de overheid, ongeacht hun rechtsvorm, worden niet beschouwd als derden in de zin van dit artikel wanneer zij rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij het leveren van de diensten waarop deze privacyverklaring van toepassing is.

Het spreekt voor zich dat deze gegevens op een vertrouwelijke manier zullen worden behandeld, overeenkomstig de bepalingen van de hoger vermelde Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Indien u Afosoc-Vesofo via e-mail contacteert voor het verkrijgen van inlichtingen of het aanvragen van publicaties, dan verkrijgt de overheid automatisch bepaalde persoonsgegevens. Deze gegevens zullen worden gebruikt om uw boodschap te beantwoorden. Zij kunnen ook worden opgeslagen in een gebruikersdatabank, waarvoor de bepalingen van de Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gelden. U heeft recht op inzage tot uw gegevens, u kan ze wijzigen of laten verwijderen.

Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

Afosoc-Vesofo onderneemt alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen maken de diensten gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures. Zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak werden de nodige maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Zo worden bijvoorbeeld de door u verstrekte persoonsgegevens opgeslagen op servers die enkel voor bevoegd personeel toegankelijk zijn. Dit personeel werd op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn verplicht de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren.

Gevoelige persoonsgegevens die via het Internet worden verzonden worden daarbij bovendien beveiligd door middel van codering, zoals door het gebruik van het SSL-protocol (Secure Socket Layer).

Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan derden met uw toestemming of onder de voorwaarden die hieronder worden beschreven.

Artikel 7 – Legaliteit en transparantie

Bij elke dienst die wordt georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo zal de volgende informatie duidelijk worden opgenomen in de bijbehorende privacyverklaring van die dienst:

de persoonsgegevens die zullen worden verwerkt
de doeleinden van de verwerking
wie voor de correcte verwerking zal instaan
of de gegevens al dan niet aan derden kunnen worden doorgegeven, en zo ja, aan welke derden
de bron van eventuele persoonsgegevens die niet door uzelf worden meegedeeld, maar aan authentieke bronnen worden ontleend (zoals bv. het Rijksregister)
contactinformatie voor de uitoefening van uw recht op toegang en correctie, zoals hieronder beschreven.

Wanneer de persoonsgegevens niet door u zelf worden overhandigd (bijvoorbeeld omdat de overheid al over deze gegevens beschikt), en Afosoc-Vesofo enkel optreedt als intermediaire organisatie, dan kan deze kennisgeving worden overgeslagen op voorwaarde dat Afosoc-Vesofo door of krachtens een wet de uitdrukkelijke opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens samen te brengen en te coderen, en hierbij is onderworpen aan door of krachtens de wet vastgelegde specifieke maatregelen waarmee uw privacy wordt beschermd.

De eventuele rechtsnorm op basis waarvan de verwerking van de gegevens voor de dienst wordt toegelaten zal eveneens expliciet worden meegedeeld in de privacyverklaring van elke specifieke dienst.

Tenzij nadrukkelijk anders bepaald in de privacyverklaring van een specifieke dienst is Afosoc-Vesofo de verantwoordelijke voor de verwerking. Contactinformatie in geval van vragen of opmerkingen zal eveneens worden opgenomen.

Artikel 8 – Finaliteit

Bij elke dienst die wordt georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo zal in de bijbehorende privacyverklaring van die dienst duidelijk worden omschreven welk specifiek doel de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze dienst dient, voor zover dit niet reeds duidelijk wordt aangegeven in deze privacyverklaring. De persoonsgegevens die bij het gebruik van de dienst worden verzameld kunnen worden verwerkt om de dienst te beheren en om de dienst te verlenen.

Ter ondersteuning van de diensten die worden georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om uw gebruikerservaring te verbeteren en het gebruik van de diensten te vereenvoudigen doordat u niet meer herhaaldelijk dezelfde gegevens hoeft te typen of door de diensten aan te passen aan uw voorkeuren of interesses.

Bij de organisatie van elke dienst zal hiervoor in de mate van het mogelijke gebruik worden gemaakt van zogenaamde authentieke bronnen. Dit zijn gegevensbronnen (databanken) die in opdracht van Afosoc-Vesofo worden bijgehouden, en waar officiële gegevens betreffende een persoon of onderneming worden ingezameld. Afosoc-Vesofo streeft ernaar om deze informatie na de éénmalige inzameling nooit meer opnieuw bij burger of onderneming op te vragen. Waar mogelijk maakt elke dienst dus gebruik van deze bronnen. De toegang tot de gegevens in de authentieke bronnen wordt gecontroleerd en gemachtigd door sectorale comités (opgericht binnen de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer) die toezien op het respect van de wetgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Concreet betekent dit dat gegevens uit authentieke bronnen (zoals bijvoorbeeld het Rijksregister) worden gebruikt om gebruikers te identificeren, en dat na die identificatie toegang kan worden gegeven tot andere gegevensbanken. Hierdoor kan de privacy van de gebruikers optimaal worden beschermd: doordat er maar één enkele bron is, kan de bescherming van de gegevens centraal georganiseerd worden.

De informatie die via het gebruik van een dienst wordt verzameld, kan worden gecombineerd met persoonsgegevens die via het gebruik van andere diensten zijn verzameld, zodat uw interactie met Afosoc-Vesofo zo consistent mogelijk wordt.

De rechtsnorm die als basis dient voor de verwerking van gegevens voor de dienst zal eveneens expliciet worden meegedeeld in de privacyverklaring van elke specifieke dienst.

Artikel 9 – Proportionaliteit

Afosoc-Vesofo waakt erover dat de ingezamelde persoonsgegevens toereikend, relevant en niet bovenmatig zijn gelet op de finaliteit van de verwerking zoals aangegeven in de privacyverklaring van elke specifieke dienst. Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan nodig om de doelstelling van de verwerking te realiseren, tenzij de bewaring ervan bij wet, decreet of ordonnantie wordt opgelegd.

Artikel 10 – Recht op toegang en correctie

U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens in te zien en te verbeteren door uw verzoek in te dienen bij : GDPR@afosoc-vesofo.org.

Voor elke dienst die wordt georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo zal een procedure worden opgenomen in de privacyverklaring van die dienst om deze rechten uit te oefenen.

Hierin zal de nodige contactinformatie worden opgenomen die u zal toelaten informatie te bekomen over:

de persoonsgegevens zelf die verwerkt worden in het kader van de dienst en die op u betrekking hebben
de oorsprong van deze gegevens
de doeleinden van de verwerking
de ontvangers aan wie de persoonsgegevens kunnen worden verstrekt
de logica die aan de grondslag ligt van een eventuele geautomatiseerde verwerking van deze persoonsgegevens als deze verwerking rechtsgevolgen voor u heeft of u op een andere manier in aanmerkelijke mate treft
de stappen die u kan ondernemen om eventuele onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen
de mogelijkheid zich te eventueel te verzetten tegen de verwerking, wanneer u over dit recht beschikt. Dit is enkel het geval wanneer de verwerking niet noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie, en wanneer u bovendien zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen heeft voor uw verzet die verband houden met uw bijzondere situatie.

Artikel 11 – Verantwoordelijkheid van de gebruiker

Hoewel Afosoc-Vesofo alle mogelijke inspanningen levert om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen, is een effectieve bescherming natuurlijk enkel mogelijk indien u zelf ook de nodige maatregelen neemt om uw privacy te vrijwaren.

Met betrekking tot het gebruik van de diensten die worden georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo bent u ertoe gehouden om:

volledige, accurate, waarachtige en niet-misleidende informatie te verstrekken;
de nodige zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van eventuele gebruikersgegevens (zoals een gebruikersnaam, een paswoord, een token of een PIN-code), zodanig dat deze gegevens enkel voor u toegankelijk blijven. Deze gegevens zijn strikt persoonlijk en niet overdraagbaar;
de gebruiker is verantwoordelijk voor de keuze van een veilig paswoord te kiezen.
geldige en bruikbare contactinformatie door te geven, zodat u binnen een redelijke termijn en met een redelijke vertrouwelijkheid gecontacteerd kan worden.

Artikel 12 – Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden nooit ter beschikking gesteld van derden, behoudens wanneer een dergelijke doorgifte wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie.

De instellingen die belast zijn met het waarnemen van een openbare dienst of de behartiging van een taak van algemeen belang op basis van een opdracht van de overheid, ongeacht hun rechtsvorm, worden niet beschouwd als derden in de zin van dit artikel wanneer samenwerking met deze instellingen onontbeerlijk is voor de correcte implementatie van de te leveren diensten. Deze samenwerking met andere takken van de overheid (inclusief op andere niveaus, zoals gemeenschappen, gewesten en gemeenten) zal worden geregeld via kaderovereenkomsten of protocolakkoorden.

Wanneer uw persoonsgegevens mogelijk worden doorgegeven naar dergelijke instellingen zal de privacyverklaring van de dienst in kwestie aangeven om welke persoonsgegevens het gaat, en aan welke verwerking ze zullen worden onderworpen door deze instelling.

Uw persoonsgegevens zullen nooit worden gebruikt voor publicitaire doeleinden, noch worden doorgegeven aan derden die deze gegevens voor dergelijke doeleinden zouden gebruiken.

Uw persoonsgegevens zullen nooit worden verwerkt door een instelling of onderneming die buiten de Europese Unie gevestigd is.

Artikel 13 – Openbaarheid van bestuur

Tengevolge van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur zijn de Federale administratieve overheden verplicht toegang te verlenen tot de bestuursdocumenten waarover zij beschikken. Dit houdt in dat elke burger het recht heeft om bestuursdocumenten van een Federale administratieve overheid te raadplegen en er een afschrift van te ontvangen. Alle informatie die ter beschikking komt van waarover Afosoc-Vesofo beschikt in het kader van de diensten die worden georganiseerd door of op gezag van Afosoc-Vesofo kan worden beschouwd als een bestuursdocument, en is dus onderworpen aan de wettelijke bepalingen in verband met openbaarheid van bestuur.

Artikel 14 – Aanpassingen aan de privacyverklaring

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten, zodat we u vragen af en toe de privacyverklaring opnieuw te bekijken om op de hoogte te blijven van deze aanpassingen. Na elke aanpassing wordt ook de datum waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt gewijzigd. Het spreekt voor zich dat alle nieuwe versies van de privacyverklaring steeds zullen blijven overeenstemmen met de hoger vermelde Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Indien de privacyverklaring op een non-triviale wijze wordt aangepast zal u hiervan in de mate van het mogelijke op de hoogte worden gebracht. Hierbij kan onder meer gebruik worden gemaakt van een mededeling op de website van de dienst en van de contactinformatie die u eventueel heeft opgegeven bij de registratie voor het gebruik van de dienst.

Elk gebruik dat er van de diensten wordt gemaakt is onderworpen aan de bepalingen van de op dat moment geldende versie van de privacyverklaring.

Concreet betekent dit onder meer dat :

De persoonlijke gegevens enkel worden ingezameld en verwerkt met het doel om de door u gevraagde informatie te verstrekken.
De persoonlijke gegevens niet zullen worden bekendgemaakt aan derden noch voor direct marketing doeleinden zullen worden aangewend.
U steeds toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens en deze op juistheid kan controleren en u onjuistheden in verband met uw persoonlijke gegevens steeds kan doen verbeteren. Hiertoe kan u contact opnemen met de beheerder van de site.